Quando ci si approccia a sistemi complessi, è facile perdere di vista l’obiettivo della nostra analisi. Cosa c’è di meglio, dunque, che scomporre la complessità in uno schema semplice, chiaro e fruibile? E cosa c’è di più semplice e chiaro di una checklist?
La checklist è la lente d’ingrandimento che aiuta l’auditor a focalizzare la propria attenzione sui punti chiave della qualità e sui requisiti da verificare. Ma anche a definire la reale entità delle carenze riscontrate e dei rischi individuati nell’ambito del sistema specifico.
Soprattutto per quanto riguarda le verifiche ispettive previste dalla norma ISO 9001 le checklist in fase di audit non diventano solo auspicabili, ma indicate esplicitamente dal relativo Auditing Practices Group tra i documenti da includere tra le registrazioni delle evidenze e per la reportistica legata al progetto.
Ma, a cosa servono e checklist nella pratica dell’audit? Non potevamo che indicarvelo in una comoda lista:
- promuovere la pianificazione delle verifiche di audit;
- assicurare un approccio coerente a tutta l’analisi;
- fungere da scaletta dei lavori e strumento di gestione dei tempi;
- essere un promemoria per l’auditor e fornire il materiale per la redazione della documentazione di progetto e di reportistica.
Quali sono, d’altra parte, gli svantaggi delle checklist nell’ambito dell’audit? Tra gli inconvenienti di questo strumento immancabile nella “borsa degli attrezzi” dell’auditor, l’ISO 9001 Auditin Practices Group ne indica uno che vale la pena essere qui segnalato: le checklist potrebbero risultare intimidatorie per chi è sottoposto all’analisi di audit.
Da usare con discrezione, dunque.
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